Solidariteitsfonds: Huishoudelijk reglement

1. Inleiding

Het huishoudelijk reglement van het Solidariteitsfonds is een nadere uitwerking van de statuten van de Stichting Werkgroepen Keizersgrachtkerk. De in het huishoudelijk reglement genoemde bijlagen maken deel uit van dit huishoudelijk reglement.

PROJECTEN

Er zijn twee mogelijkheden om een project aan te dragen:
Een project wordt aangedragen door een gemeentelid of een betrokken bezoeker van de Keizersgrachtkerkgemeente,
of
Een project wordt aangedragen door mensen van buiten de gemeente

Om voor subsidie in aanmerking te komen dient een project te voldoen aan de volgende criteria:

Het project is kleinschalig
Milieusparende aspecten spelen een rol, evenals de mogelijkheid van werkgelegenheid voor de lokale bevolking door de realisatie van het project
Het project moet worden omschreven door invulling van het standaard subsidieaanvraagformulier (Zie bijlage 1 van het huishoudelijk reglement)
Er moet een duidelijke gespecificeerde begroting in het Nederlands, Frans, Duits, Engels of Spaans ingeleverd zijn
Van de ontvanger wordt verantwoording van de besteding der subsidie in het financiële jaarverslag van diens organisatie verlangd
Bij afronding van het project, stuurt aanvrager foto’s van het gerealiseerde project naar de secretaris van het fonds.

Indien er voor te weinig projecten in het buitenland aanvragen zijn binnengekomen, kan er subsidie worden aangevraagd ten behoeve van een organisatie in Nederland die hier verblijvende vluchtelingen en asielzoekers financieel ondersteunt.

Ook in dit laatste geval dient het project aan alle bovengenoemde criteria te voldoen.

Hoogte subsidie

Buiten Nederland: maximaal €900.—
Binnen Nederland: maximaal €250.—
Indien er geen of een onduidelijke begroting is ingediend, wordt de aanvraag niet in behandeling genomen. Er zal dan eerst om de begroting of om meer duidelijkheid worden gevraagd.
Het kan voorkomen dat een situatie vergt dat er op uiterst korte termijn beslist moet worden of het fonds organisaties geldelijke steun biedt. Van de ontvanger wordt een financiële verantwoording van de besteding van de subsidie verlangd. Deze subsidie bedraagt maximaal € 250.— Verantwoording achteraf van deze spoedaanvragen in het financiële jaarverslag der organisatie is vereist

Werkwijze:

- Over deze spoedeisende aanvragen beslist het bestuur zonder commissie.
- Het vraagt de organisatie om toezending van het financiële jaarverslag

Indienen aanvragen

Bij de secretaris worden de aanvragen voor subsidie op het subsidieaanvraagformulier ingediend. Dit geschiedt bij voorkeur per e-mail. De secretaris verzamelt de aanvragen en verzendt ze naar alle commissie- en bestuursleden.

Verantwoording en besteding van de subsidie

Van de ontvangers van subsidie wordt financiële verantwoording van de besteding der subsidie verlangd. Dit is een voorwaarde om eventueel nogmaals voor een subsidie in aanmerking te komen.

ORGANISATIE

De Stichting kent een bestuur en een commissie. Hieronder worden beide gremia nader toegelicht.

BESTUUR

Verantwoordelijkheden

interne organisatie
Het bestuur behartigt de belangen van het Solidariteitsfonds. Het benoemt de commissieleden, is financieel verantwoordelijk en zorgt voor de financiële afhandeling van goedgekeurde aanvragen.

Het beoordeelt samen met de commissieleden de aanvragen om subsidie voor de projecten. Verschillen de commissie en bestuur ernstig van mening, ten aanzien van het toekennen van een subsidie, dan tracht het bestuur consensus te bevorderen. Lukt dit niet, dan beslist het bestuur.

Het is de taak van het bestuur aandacht voor en steun aan het Solidariteitsfonds te vragen door middel van publicaties in het huisorgaan van de Keizersgrachtkerkgemeente, verder te noemen de KIDS, en affiches die in de kerk worden opgehangen

Externe vertegenwoordiging:
De voorzitter treedt officieel als vertegenwoordiger van het Solidariteitsfonds op.

Samenstelling en werkwijze

Het bestuur bestaat uit tenminste 3 personen, in de huidige samenstelling bestaat zij uit 5 leden. Er zijn een voorzitter, secretaris. penningmeester.2e penningmeester, viece -voorzitter. Taak en inhoud van de 2e penningmeester is het waarnemen van de penningmeester in al zijn hoedanigheden. Taak en inhoud van de viece –voorzitter, bij kortdurende afwezigheid van de voorzitter vervangt zij/hij hem/haar in de vergadering. Verder ondersteunt zij de voorzitter bij informatie voorziening en publicatie. De Diaconie van Wijkgemeente I van de Protestantse Kerk Amsterdam, de Keizersgrachtkerk- gemeente, wordt direct van wijzigingen in bestuurssamenstelling op de hoogte gebracht.

Bestuur en commissieleden worden voor een termijn van 5 jaar benoemd. deze kan worden verlengd met nog een termijn van 5 jaar. Verder bestaat er de mogelijkheid om bij algemene stemmen dit nogmaals te verlengen met 5 jaar.

Het bestuur vergadert als zodanig ten minste 2 maal per jaar. Voor deze bijeenkomst stuurt de secretaris de agenda en bijlagen een week van tevoren aan de bestuursleden. De bestuursvergaderingen zijn openbaar.

Het bestuur vergadert samen met de commissie om de aanvragen te bespreken en subsidies al dan niet toe te kennen. In overleg met de commissie worden de vergaderdata vastgesteld. Een samenvatting van de notulen wordt in de KIDS gepubliceerd. Het bestuur draagt zorg voor het jaarverslag over het verstreken jaar en biedt dit ter publicatie in de KIDS aan.

De penningmeester maakt de balans en de staat van baten en lasten op en stuurt deze aan de Diaconie, de Wijkraad en de donateurs. Conform de financiële stukken van de Keizersgrachtkerkgemeente is het boekjaar van het fonds gelijk aan het kalenderjaar.

De voorzitter vraagt twee gemeenteleden deel uit te maken van een kascommissie. Deze controleert jaarlijks de boekhouding. De leden worden benoemd voor twee jaar. De penningmeester stuurt hun de stukken, ook de controlelijsten of een samenvatting hiervan, voor 31 maart en deze commissie brengt verslag uit aan het bestuur.

COMMISSIE

Verantwoordelijkheid en aanstelling.

Een vaste commissie beoordeelt samen met het bestuur de subsidieaanvragen. Deze commissie bestaat uit een aantal leden: minimaal 3 en maximaal 5 personen. In de commissie hebben zitting:
Een brede vertegenwoordiging van de Keizersgrachtkerkgemeente.

Werkwijze

De commissie komt ten minste 2 maal per jaar met het bestuur bijeen. In overleg met het bestuur worden de data en de agendapunten vastgesteld. Met het bestuur kent deze commissie subsidies toe; samen bepalen ze de hoogte ervan. De bijeenkomsten van de commissie met het bestuur zijn besloten.

Voor deze vergaderingen ontvangen de commissieleden een week van tevoren de agenda, de subsidieaanvraagformulieren die binnengekomen zijn, en andere bijbehorende stukken.

SPECIFIEKE TAKEN BESTUUR EN COMMISSIE

Taken voorzitter

Vertegenwoordigt Solidariteitsfonds naar buiten.
Schrijft vergaderingen uit
Leidt vergaderingen
Stelt agenda vast in samenspraak met de secretaris
Assisteert bij het opstellen van het jaarverslag
Entameert het opstellen van de nieuwsbrief aan donateurs
Zendt nieuwe donateurs of andere begunstigers een bedankbrief, waarbij tevens wordt gewezen op de mogelijkheid van fiscale aftrekbaarheid van de giften; ook die van het legateren van een bepaald bedrag aan het Solidariteitsfonds
Entameert benoeming twee kascommissieleden voor 2 jaar
Bij toegekende subsidies tekent zij met de penningmeester het formulier overmaking subsidie projecten, zodat de penningmeester het toegezegde bedrag aan de aanvrager kan overmaken.

Taken 1ste en 2de penningmeester

Bijhouden van de boekhouding
Verrichten van girale betalingen
Tekent met de voorzitter het hier bovenstaande formulier en dat hij/zij zorgt ervoor dat de toegekende subsidie wordt overgemaakt aan de betreffende organisatie. (Zie bijlage 3 van het huishoudelijk reglement)
Opstellen van financieel jaarverslag
Opmaken van de balans en staat van baten en lasten
Voorziet de financiële commissie van het bankboek, aanvraagformulieren projecten voor subsidies en eventuele overige financiële papieren.
In overleg met de secretaris volgt hij de ANBI regeling.
Niet als specifieke taak verzorgt hij de website van het Solidariteitsfonds.

Taken secretaris

Verzorgt verzending van stukken: zoals de convocaties, verslagen van de vergaderingen, subsidie aanvraagformulieren met bijlagen, concept notulen, het jaarverslag zowel naar de leden als ook naar de Wijkraad en de KIDS.
Het notuleren van de vergaderingen, stelt het concept verslag op.
Het schrijven van het jaarverslag dit in overleg met de voorzitter.
Afhandeling subsidieaanvraag van de aanvrager , informeert de voorzitter en de penningmeester over de laatste gegevens van het project. (Zie bijlage 4)

Taken viece voorzitter

Neemt bij tijdelijke afwezigheid van de voorzitter haar taken waar
Zij/ hij ondersteunt de voorzitter bij informatie en publicatie van de activiteiten van het Solidariteitsfonds.

Taken commissie

Ten minste 2 maal per jaar met het bestuur bijeenkomen ter bespreking van de subsidieaanvragen; ook eventueel telefonisch of per e-mail overleggen
Ernaar streven nieuwe projecten te verzamelen
Keizersgrachtkerk-bezoekers erop attent maken dat zij projectaanvragen kunnen indienen

Afhandeling subsidieaanvraag

In de gemeenschappelijke vergadering van bestuur en commissie wordt besloten of het project wordt gesteund en het bedrag van de subsidie vastgesteld
De secretaris stuurt aan de organisatie en/of de aanvrager van het project een emailbericht over de beslissing. Hierin zal hij ook het toegekende bedrag vermelden en hij zal tevens informeren of de gegevens van de bank van de organisatie onveranderd zijn gebleven
Na terugrapportage van de aanvrager, informeert hij de voorzitter en de penningmeester dat de bankgegevens onveranderd zijn gebleven.
Na afronding en verwerking van de aanvraag worden alle leden van bestuur en commissie geïnformeerd.